لن يختفي البريد الإلكتروني من حياتنا، سواء أحببنا ذلك أم كرهناه، وخاصة في محيط العمل. فقد وصلت نسبة رسائل البريد الإلكتروني الخاص بأماكن العمل إلى نحو 55 في المئة من إجمالي عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة في أنحاء العالم في اليوم الواحد في عام 2014.
وهو ما يصل في المتوسط إلى 121 رسالة بريد إلكترونية يستقبلها ويرسلها كل واحد منا في اليوم الواحد.
ومع كل هذه الإيميلات المرسلة والمستلمة، لا عجب في أننا نقع أحيانا في بعض الأخطاء عند التعامل معها، بداية من كتابة عناوين مبهمة في خانة الموضوع، إلى الاستخدام غير السليم للأشكال والصور التعبيرية المعروفة باسم (ايموجي).
فمعظم الناس لا يزال أمامهم شوط طويل يجب عليهم أن يقطعوه قبل أن يتقنوا فنون كتابة الإيميلات المهنية السليمة.
وقد أجرت مجلة “هارفارد بيزنس ريفيو” دراسة لكافة جوانب الإحباط التي تعترينا عندما يتعلق الأمر بكتابة رسائل البريد الإلكتروني أو الإيميلات، ووضعت دليلا استرشاديا لتحسين كتابة هذا النوع من الرسائل بشكل أفضل بالنسبة لك، وللجميع.
ركز على لب الموضوع
ذكرت مجلة “هارفارد بيزنس ريفيو” أنه يجب أن يكون موضوع الرسالة الإلكترونية مختصراً، ووصفياً، وأن يكون في الخانة المحددة لذلك، وأن يبرز الإجراء المطلوب بالتحديد.
وإذا كانت خانة الموضوع مهمة للفت نظر القاريء؛ فنوع الخط المستخدم (أو البنط) يصبح بالتالي مهماً وأساسياً أيضا.
وبناء على ذلك، يجب أن تستخدم نوعا من الخطوط يسهل على أي شخص أن يقرأه، وألا تكون فيه أي مشكلة تتعلق الغموض أو عدم الوضوح.
ومن أمثلة أنواع الخطوط البسيطة والواضحة نوع الخط المعروف باسم “ايريال” في برامج الكتابة، وكذلك خطوط “هيلفيتيكا”، و”فيردانا”. كما يفضل استخدام هذه الخطوط بلون قاتم.
وتنصح مجلة “هارفارد بيزنس ريفيو” بعدم استخدام أكثر من ثلاثة أنواع من الخطوط في الرسالة الواحدة.
كن ذكيا
من المقبول أن تستخدم الأشكال التعبيرية المعروفة باسم (ايموجي) في الرسالة الإلكترونية المهنية فقط، ولكن عندما يستخدمها كذلك الشخص المقابل الذي ترسل إليه هذه الرسالة عبر الإيميل.
أما فيما يتعلق بالأخطاء المطبعية، فهذه ليست نهاية العالم. وهنا تقول المجلة إن الخطأ المطبعي الاستراتيجي قد يكون بالنسبة للمديرين رفيعي المستوى فكرة ذكية لإضفاء المصداقية على الرسائل الإلكترونية التي يرسلونها، وحتى لا يبدو الأمر على أنك دائما تصوغ رسائلك بشكل دقيق ومحكم للغاية.
لكن عليك أن تحذر أيضا، فالخط الفاصل بين المصداقية وعدم المهنية هو خط رفيع جدا، ومن هنا فكر مرتين قبل أن ترتكب خطأ مطبعي عن قصد.
تجنب الأخطاء اللغوية
عندما ترسل الإيميل رقم 72 من مجموع رسائل الصباح، من السهل أن تجد نفسك تتغاضى عن بعض علامات الترقيم، أو عدم كتابة حرف “i” مثلا بشكل الحرف الكبير “I”. لكن عليك ألا تفعل ذلك، واستغرق بعض الوقت لمراجعة حتى هذه الأمور التي قد تبدو بسيطة بالنسبة لك.
فذلك سيعني مجهوداً أقل بالنسبة للشخص الذي سيقرأ الإيميل، ولن تضطر لقضاء وقت إضافي لتوضيح ما كنت تريد أن تقوله.
ولتجنب لحظات السخط تلك، اجعل رسالتك قصيرة، وواضحة. وينصح بعض الخبراء بأن يقتصر الإيميل على شاشة قراءة واحدة. وحتى في الرسائل القصيرة، لا ترسل فقرات طويلة من النصوص، بل عليك أن تبرز النقاط الرئيسية، وأن تستخدم الفقرات القصيرة المتعددة.
وأهم شيء، أن تكون واضحاً ومباشرا لتوفر الوقت على الجميع.
فكر مرتين وثلاث مرات
قبل أن تضغط على زر إرسال رسالتك الإلكترونية، راجع مرة أخرى للتأكد من وجود أسماء الأشخاص الذين تريد أن ترسل إليهم ذلك الإيميل، وكذلك أسماء الأشخاص الذين تريد أن ترسل لهم نسخا من تلك الرسالة.
ولا تلجأ لإخفاء أسماء بعض المرسل إليهم إلا عند الضرورة، وإلا تكونت عنك سمعة سيئة كشخص غير حكيم، كما جاء في مجلة “هارفارد بيزنس ريفيو”.
وفي الوقت الذي يعتبر فيه الإيميل في الغالب هو وسيلة التواصل الرئيسية، تذكر أن الحديث الشخصي وجها لوجه أحيانا، أو رفع سماعة الهاتف لإجراء مكالمة سريعة هما الأفضل بالطبع.
فإذا كان هناك صراع أو أنباء سيئة، فيمكن تفسير الرسائل المكتوبة بشكل مختلف تماما عما كنت تقصده، ويتوقف ذلك على الحالة العاطفية للقاريء.
وفي هذه الحالات، غالباً ما يساعد الاجتماع شخصياً أو التحدث عبر الهاتف أو عبر سكايب في تبديد مثل ذلك النوع من القلق أو التوتر.
وعلى أي حال، يميل الناس إلى أن يكونوا أكثر تحضراً وثقة عندما يتعاملون مباشرة مع إنسان حقيقي، بدلا من الأحرف المكتوبة على شاشة الكمبيوتر.
